市场因素的不确定、采购信息的不对称以及供应商信用度的不均一,给政府采购质量提出了挑战,控制采购质量风险成了控制采购风险的重要组成部分。主要从如下两个方面进行防范。
用ISO9000规范供应商
用ISO9000规范供应商,主要是加强对供应商的选择和考核。
选择合格供应商的条件 确定为合格供应商的基本条件是:供方提供的产品通过质量认证组织的质量认证,确认符合使用要求;确认供方的质量保证能力;价格合理,服务良好。
评价和审核供应商的质量体系 首先,对供方的产品质量进行认定。具体事项包括5个方面:标准(规格)对比确认;理化分析、检测对比确认;产品试验确认;小批量试投确认;中、大批量试投确认。最后,由总工程师或其授权人批准。
其次,对供方的质量体系和质量保证能力进行调查、审核和选择价格。填写“供应商质量体系审核检查表”,主要内容包括:管理职责:总则、用户需求、法规要求、质量方针、质量目标与计划、质量管理体系、管理评审。资源管理:总则、人力资源、其他资源、信息、基础设施、工作环境。过程管理:总则、与用户相关的过程、统计,采购、配送与服务运作、不合格产品的控制、售后服务。检测、分析与改进:总则、监测、数据分析、改进。在了解审核检查淼幕∩希较殖∈档乜疾臁?
最后,进行综合评定,确定合格供应商,并编制《合格供应商名册》。依质量保证体系完善程度,分为5级,即:A级——完善;B级——基本完善;C级——基本符合但需改进;D级——较差;E级——基本未建立。对于A、B级供应商确认为企业定点供应商;C级暂缓考虑;D、E不能作为采购定点供应商。
加强对合格供应商的考评与管理 其指标主要包括年内合同执行情况,如供货质量、履行合同次数、准时交货率、交货批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等。通过考评对供应商进行等级划分,确保选择了的供应商有质量保证能力,从而为避免采购质量风险奠定基础。
加强对采购的控制
加强采购控制,是防范采购质量风险的重要措施,主要有如下策略:
验收控制策略 该策略主要包括:物资验收控制:物资是否按规定进行检查,对不合格品是否加以标记,未经检查或检验不过关的物资是否予以扣留,供方是否保存了按标准验收并已通过的记录等等。检测设备检验:检测设备是否运行正常、可靠。标识检验:包括标记、标签、标牌、印章、履约卡等是否齐全、准确、清楚,与实际情况是否相符等。
不合格品控制策略 发现不合格品应及时记录,并采取以下措施:标识——对不合格品标出明显的识别标志;隔离——将不合格品进行隔离存放;评审——由主管领导、物资、质检人员和供方代表联合对不合格品进行评审;处置——根据评审决定,对不合格品进行立即处置;预防——对不合格品应进行质量分析,做到查明原因、分清责任、防范措施落实。
制度控制策略 具体对策如下:
“三分一统”:“三分”即市场采购权、价格控制权、质量验收权,三权分离,各自负责,互不越位;“一统”即合同的执行特别是结算付款一律统一管理。物料管理人员、化验员和财务人员不准与客户见面。财务部门依据合同规定的质量标准测定结果,认真核算后付款,形成一个以财务管理为中心,以保证质量、降低成本为目的的制约机制。
“三统一分”:所有外购物品统一采购验收,统一审核结算,统一转账付款,费用分开控制。只有统一采购验收,才能保证质量,满足需要,避免上当受骗。
“三公开两必须”:“三公开”指品种、数量和质量指标分开,参与供货的客户和价格竞争程序分开,采购完成后的结果公开。“两必须”一是无论采取何种采购方式,必须使采购透明度最大化;二是必须按程序、按法规要求签订合同。